9 Pasos para impantar el Código de Barras en tus productos

A continuación se resumen los pasos que una empresa debe seguir para implantar el código de barras en sus productos.

Paso 1: Obtener el “Prefijo GS1 de empresa”

Antes de que una empresa pueda empezar a etiquetar sus productos con códigos de barras, es necesario crear una base de datos con los códigos numéricos de producto que van a ser simbolizados e impresos en barras. Para ello, el primer paso es obtener un Prefijo GS1 de empresa. Este prefijo está formado por una secuencia de entre 7 y 10 dígitos que sirve para identificar de forma única y exclusiva al propietario de la marca y que debe figurar siempre al principio de cualquier código de producto. Esta exclusividad que caracteriza al Prefijo GS1 de empresa asegura a los fabricantes y a sus clientes que no se van a producir colisiones ni coincidencias de códigos en el mercado y, por lo tanto, que los productos van a ser comercializados con las máximas garantías.
Para obtener un prefijo GS1 de empresa exclusivo a nivel mundial, las empresas tienen que pasar a formar parte del colectivo de usuarios de códigos de barras que son socios de AECOC, única organización en España capacitada para asignar estos prefijos y otorgar los derechos de utilización del estándar de codificación y simbología de GS1 a las empresas.

Paso 2: Identificar cada producto

Una vez adquirido el prefijo GS1 de empresa a través AECOC, la organización ya está lista para empezar a identificar uno a uno todos sus productos.
El proceso es simple. Empezando por el “0” se deben asignar códigos numéricos secuenciales a cada producto del catálogo de acuerdo con la normativa de cambio de código. Al final de este proceso, el conjunto de dígitos formado por el prefijo GS1 de empresa y el código de cada producto del catálogo debe tener un total de 12 posiciones. De este modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 7 dígitos, la organización podrá disponer de un rango de 5 posiciones que permitirá codificar hasta 100.000 productos diferentes (desde el 00000 hasta el 99999). Del mismo modo, si el prefijo GS1 de empresa tiene 10 dígitos, la organización podrá disponer de un rango de 2 posiciones que permitirá codificar hasta 100 productos diferentes (desde el 00 hasta el 99).
Estructura básica de un GTIN-13:
Prefijo de empresa + Código de producto + Dígito de control
(7, 8, 9 o 10 dígitos)   (5, 4, 3 o 2 dígitos)    (siempre 1 dígito)
Ejemplo:
Prefijo GS1 de empresa asignado por AECOC: 84123456 (8 dígitos/posiciones)
Rango disponible para codificar productos: 0000-9999 (4 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 1: 841234560000 (total 12 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 2: 841234560001 (total 12 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 10.000: 841234569999 (total 12 dígitos/posiciones)
Teniendo en cuenta que todos los códigos GTIN-13 deben tener 13 dígitos, para finalizar el proceso es necesario calcular el dígito de control a través de un sencillo algoritmo matemático y colocarlo en la última posición.
Para el ejemplo anterior:
Codificación del producto 1: 8412345600005 (total 13 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 2: 8412345600012 (total 13 dígitos/posiciones)
Codificación del producto 10.000: 8412345699993 (total 13 dígitos/posiciones)
Siguiendo esta misma lógica, las organizaciones que lo deseen pueden identificar agrupaciones de productos, ubicaciones (ej. Almacén), departamentos, personas físicas, activos (ej. Ordenadores), artículos retornables (ej. Envases)…

Paso 3: Seleccionar el tipo símbolo

Seleccionar el símbolo correcto es fundamental para alcanzar el éxito del proyecto y por lo tanto conviene tener muy presente los siguientes aspectos:
• Siempre que el código tenga que ser leído en el punto de venta y éste no deba incluir de forma adicional información con las características variables del producto (lote, fecha de caducidad, número de serie…), el símbolo a utilizar será un GTIN-13 siendo el caso más habitual
• Como excepción al caso anterior, si el sustrato sobre el cual se va a adherir el código está fabricado de un material rugoso tipo caja de cartón, el símbolo a utilizar será un GTIN-14
• Siempre que sea necesario que un código incorpore de forma adicional información con las características variables del producto (lote, fecha de caducidad, número de serie…) el símbolo a utilizar será un GS1-128 (si la lectura se va a producir exclusivamente en entorno almacén) o un GS1 DataBar (si va a tener que realizar alguna lectura en el punto de venta)
• En casos muy especiales como en el del ámbito hospitalario puede ser necesario el uso del símbolo GS1 DataMatrix cuyas funcionalidades son muy similares a las del DataBar

Paso 4: Seleccionar las dimensiones del código

Uno de los factores que contribuye a determinar las dimensiones del código es el tipo de símbolo con el que se está trabajando. Cada tipo de símbolo tiene la posibilidad de adoptar un determinado tamaño u otro para poder adaptarse a las necesidades de cada situación. No obstante, las dimensiones de un GS1-128 suelen ser las mayores de todas y las del GS1 DataBar y GS1 DataMatrix las menores.
En cualquier caso, también hay que tener en cuenta que el tamaño del símbolo se ve afectado por otros aspectos como son: el espacio disponible para su ubicación, las limitaciones de los sistemas de impresión y el entorno en el que el símbolo se va a leer. A modo de ejemplo, en un entorno almacén las distancias de lectura suelen más grandes y, por lo tanto, el símbolo debe tener mayores dimensiones para poder ser leído correctamente.

Paso 5: Seleccionar el color del código

La combinación óptima para la lectura del símbolo es la resultante de utilizar el color negro para las barras del código y el color blanco para el fondo. No obstante, también es posible utilizar otra combinación de colores, para lo cual es necesario asegurarse previamente de que ambos colores son compatibles entre sí a través de la aplicación del cálculo de Pantone.

Paso 6: Seleccionar la localización del código

Cuando se habla sobre la localización del código en el producto se hace referencia a la ubicación de éste en el envase. Por lo tanto, es lógico pensar que a la hora de ubicar un símbolo es necesario tener en cuenta, no sólo el proceso de envase y embalaje, sino también el de lectura a lo largo de toda la cadena de suministro hasta el consumidor final. No obstante, se deberá poder garantizar la lectura del símbolo en aquellos casos en los que sea necesaria la identificación del producto para poder someter a éste a los correspondientes procesos de reciclado o a para incorporarlo de nuevo a la cadena (ej. material quirúrgico tras ser sometido a esterilización).
Por este motivo y para evitar incidencias, no se debe tapar, dañar o ubicar el símbolo en zonas angulosas del producto que impidan su lectura.

Paso 7: Disponer de un software de generación de símbolos

Como es lógico, antes de poder imprimir los códigos de barras es necesario crear previamente en el sistema informático el dibujo de los símbolos en formato digital. Para ello, se deberán cargar en una aplicación o software de generación de símbolos los códigos numéricos que se han ido construyendo en el paso 2 de este documento.
En la actualidad, los sistemas informáticos de algunas empresas ya tienen incorporado este software, motivo por el cual, lo más recomendable es ponerse en contacto con el proveedor de tecnología de la propia organización. No obstante, AECOC dispone de una amplia lista de empresas que ofrecen soluciones de generación de símbolos a medida  y de un servicio de asesoría para sus asociados.
Como medida de seguridad, los números del código de barras deberán figurar debajo del símbolo en formato humanamente legible. De esta manera, en aquellas situaciones en las que el símbolo no pueda ser leído por cualquier circunstancia (ej. código de barras dañado) se podrá introducir manualmente los dígitos que componen dicho código.

Paso 8: Disponer de un sistema de impresión

Determinar el sistema de impresión de los códigos de barras es un aspecto de notable importancia a la hora de llevar a cabo este proyecto.
En este sentido, para pequeños volúmenes de impresión de etiquetas suele ser suficiente con disponer de una impresora láser o de una impresora térmica. En Klikea disponemos de distintos sistemas de fabricación dependiendo del volumen de etiquetas que se deseen imprimir.

Paso 9: Definir un plan de calidad

Para finalizar, es aconsejable definir un plan de calidad para garantizar a lo largo de los años la lectura del código de barras en cualquier parte de la cadena de suministro. Las normas que regulan la calidad de los códigos de barras del Sistema GS1 están recogidas en el estándar ISO.

 

Pequeña empresa cuelga el cartel “cerrado por exceso de trabajo” gracias a su tienda online

Con los tiempos que corren, ser un pequeño empresario o autónomo y conseguir sacar tu negocio adelante se plantea como un reto complicado. Estoy seguro de que nadie tiene la receta con los pasos que hay que seguir para esquivar la crisis en las pequeñas empresas, lo que tengo claro es que no se puede seguir haciendo lo mismo que hace 5, 6 o 10 años atrás, mientras esperamos a levantarnos un día y que todo esto haya sido un mal sueño. Tenemos que utilizar las herramientas que nos rodean, aprovechar todos los recursos que tenemos a nuestro alcance.

Uno de estos recursos puede ser abrir un nuevo canal de ventas a través de una tienda online, lo que nos permitirá llegar a más clientes potenciales con el consiguiente aumento en el volumen de ventas.

cerrado_exceso_trabajo_klikeaMuchas empresas ya lo han intentado, con mayor o menor éxito, adentrándose en el mundo del comercio electrónico y del marketing online. A continuación os describo las pautas que ha seguido esta empresa: klikea.es, una pequeña imprenta situada en el interior de Galicia, a la cual su tienda online le ha permitido multiplicar sus ventas y colocarse como un referente nacional en soluciones de imprenta y comunicación visual para pequeñas empresas:

1. Analiza tu producto, estudia la competencia “online” y busca tu nicho de mercado

Lo primero que debes saber es si tu producto reúne las cualidades necesarias (calidad, precio, procesos de fabricación, tiempo de entrega, modo de envío …) para poder venderlo a través de una tienda online. Pregúntate siempre ¿yo lo compraría? ¿por qué?. Si la respuesta es positiva y encuentras argumentos para convencer a otra gente de que compren tu producto, adelante.

No te olvides de estudiar tu competencia. Lo que en tu pueblo o ciudad se vende bien porque tienes un local céntrico, porque tus clientes tienen sitio para aparcar, porque tu competencia más cercana está a 50 km… no sirve de nada, ya que en internet, con un simple clic, un cliente potencial tiene al alcance más ofertas de las que se puede imaginar.

Lo importante es que tengas un buen producto y que conozcas cual es el perfil de cliente al que le interesa (jóvenes, deportistas, bebés, ancianos, mujeres, profesionales, empresas,…). Concreta al máximo el perfil de tu cliente (ejemplo: empresa pequeña situada en el medio rural). Una vez identificado, puedes analizar sus hábitos y necesidades para saber si comprarían tu producto en lugar de los que ya se ofrecen en otras tiendas online.

En klikea.es, observaron que su parque de máquinas (de tecnología offset
y digital) les permitía ofrecer unos precios más competitivos que la competencia en tiradas pequeñas y medias. Estas tiradas son las que demandan las pequeñas empresas. Así que fijaron su cliente objetivo en este sector empresarial.

2. Basa tu estrategia en “exprimir” las características de tu tienda física

Seguro que eres el mejor en algo, descubre en qué y díselo a tus clientes. ¿Tienes grandes conocimientos y experiencia en tu sector? ¿puedes fabricar algún producto a precio más bajo de lo que se ofrece en el mercado? ¿tus plazos de entrega son mucho más cortos que los de la competencia? Identifica tus virtudes y basa tu proceso de promoción en ellas.

3. Busca un desarrollador para tu tienda y cuéntaselo todo

Actualmente existen soluciones de software CMS para el fácil desarrollo y la gestión de tiendas online (Prestashop, Magento,…). Te recomiendo que busques un desarrollador especializado, ya que aunque estas aplicaciones son bastante intuitivas, conllevan un largo proceso de aprendizaje.

Una vez encuentres la empresa o freelance que se encargará de tu proyecto, cuéntale todo a cerca de tu producto, como funciona tu empresa, tus puntos fuertes y los de tu competencia… Nadie mejor que tú conoce como funciona tu empresa y tu sector.

Con una buena comunicación con tu desarrollador conseguirás una solución escalable (podrás ir añadiendo módulos nuevos a medida que los necesites) y autoeditable (no tendrás que depender de nadie para actualizar tu catálogo de productos, añadir ofertas, realizar la gestión de pedidos,…)

4. A falta de recursos económicos, aporta tiempo y creatividad

Seguro que, como pequeña empresa o autónomo, tendrás que competir con empresas más grandes y con mayores recursos. Tranquilo, esto no es un problema, ya que la creatividad se agudiza cuando se carece de medios. Por ejemplo, si no puedes dedicar mucho dinero a promociones o publicidad “de pago” puedes escribir un blog sobre temas relacionados con tu sector que le interesen a tu público objetivo y así conseguir seguidores que se transformen en clientes y nuevas ventas.

En el caso que nos ocupa, aportaron creatividad como valor añadido a su producto, ya que ofrecen un servicio de diseño gráfico gratuito. Este factor los diferencia de la competencia y les permite el contacto directo con el cliente final, ya que este no tiene que dedicar parte de su jornada a esta labor ni depender de ningún diseñador ni empresa externa para desarrollar sus diseños, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.

5. Reduce los costes al máximo. 

Así  tu cabeza no tiene que estar ocupada pensando en cuantos pedidos tienes que realizar cada mes para cubrir gastos y podrás dedicar ese tiempo a tus clientes. Si ya tienes una empresa física, los gastos de mantenimiento de la tienda online son mínimos. La facturación la realizas a nombre de la empresa física, por lo que no es necesario constituir una nueva sociedad ni pagar nuevas cuotas de autónomo, basta con añadir un prefijo antes del número de factura para crear series distintas de facturas (una serie para la empresa física y otra para la tienda online).

Los únicos gastos que genera la tienda online es el pago del dominio propio (unos 6€/año) y lo más importante, un hosting rápido y fiable (unos 90€/año)

6. Crea un catálogo de productos exclusivo para la venta online y mantenlo actualizado

No todos los productos sirven para vender online. Te recomiendo que analices tu catálogo de productos de la tienda física y realices una criba para descartar todos aquellos productos que no resulten competitivos. A todos nos gusta tener un catálogo amplio, pero es mejor prescindir de los productos que no sean competitivos tanto en precio, calidad o tiempos de entrega, ya que el cliente que visualice ese producto en nuestra web puede llevarse una mala imagen de nuestra marca y esto puede afectar a futuras ventas.

7. Identifica los clientes online

Es recomendable que identiques los clientes que acceden a ti a través de la tienda online, ya que así puedes aplicarles promociones especiales, respetar los tiempos de entrega (si son distintos que en la tienda física), resolver dudas concretas sobre el funcionamiento de la web,… Para conseguir esto puedes utilizar cuentas de correo distintas a las de la tienda física para la comunicación con los clientes online y contratar una extensión telefónica 902 para utilizar la misma linea telefónica y diferenciar las llamadas entrantes a través de la web.

8. Utiliza una empresa de mensajería profesional y fiable

Este es un factor muy importante al que muchas empresas no le dan el valor que se merece. Todo tu trabajo y esfuerzo en satisfacer al cliente puede irse al garete si la empresa encargada de la entrega del producto en su domicilio no cumple los tiempos de entrega o no manipula los paquetes como es debido. Un embalaje en mal estado o una caja aplastada puede producir una reclamación por parte de tu cliente, aunque de tus instalaciones haya salido en perfectas condiciones, con los consiguientes gastos asociados y afectando a la reputación de tu marca. Además, servicios de valor añadido como el seguimiento online del paquete, el preaviso de entrega, la entrega en una determinada franja horaria,… son factores muy valorados por los consumidores que influyen en que el cliente te vuelva a elegir en próximas compras.

9. Mima cada cliente como si fuera el único que tienes

Un cliente satisfecho te ahorrará dinero en publicidad, ya que te recomendará a sus familiares, compañeros de trabajo, amigos, en redes sociales. Un solo cliente descontento puede tirar por los suelos esa reputación que tanto te ha costado ganar. Se honesto y nunca lo engañes, si por un motivo de fuerza mayor un pedido no se puede entregar en la fecha prevista, comunícaselo cuanto antes y proponle alguna solución.

Utiliza tu tienda online como un nuevo canal de ventas pero no olvides complementarlo con las ventajas de la tienda física. Es indispensable que ofrezcas una buena atención al cliente (por teléfono, mail, redes sociales), que aclare las dudas que puedan surgir en el comprador y que le aporte la confianza necesaria para convertir las visitas en ventas.

Espero que estas recomendaciones sirvan para animarte a emprender tu aventura en el mundo del comercio electrónico. Puedes empezar con una inversión mínima y dedicándole tiempo y muchas ganas verás como pronto aparecen los resultados. Mucha suerte!!